Slik velger du vaktmestertjeneste til borettslaget
Ti spørsmål som skiller en seriøs leverandør fra en som bare er billig på papiret, og de vanligste fellene i tilbudene du får inn.
En vaktmesteravtale er en av de få avtalene et borettslag inngår som påvirker hverdagen til alle beboerne hver uke, hele året. Samtidig er den vanskelig å vurdere før du er i den, fordi kvaliteten viser seg først når noe går galt. Derfor lønner det seg å bruke litt tid i forkant.
Ti spørsmål du bør stille
1. Hvem er min faste kontaktperson?
Skal du forholde deg til én person som kjenner eiendommen, eller til en vaktsentral som svarer det som står i systemet? Bytter du kontaktperson hver gang, må du forklare eiendommen på nytt hver gang.
2. Hva er responstiden, og hva utløser den?
«Vi kommer raskt» er ikke en responstid. Et tall er. Og et tall betyr ingenting uten å definere hva som starter klokka: en telefon fra styret, eller at leverandøren selv følger værvarselet?
3. Hva er inkludert, og hva faktureres i tillegg?
Be om en liste over hva som er inne i prisen og hva som kommer utenfor. Materialer, strøsand, deponering av hageavfall og småinnkjøp er de vanligste tilleggene folk ikke regner med.
4. Hvordan dokumenteres arbeidet?
Får styret en logg eller en rapport, eller må du ta leverandøren på ordet? Uten dokumentasjon kan du ikke svare et årsmøte på hva pengene gikk til, og du står svakt i en eventuell skadesak.
5. Hvem gjør jobben fysisk?
Er det leverandørens egne folk, eller settes det ut til underleverandører du ikke kjenner? Begge kan fungere, men du bør vite det, blant annet fordi det påvirker hvem som har ansvar hvis noe går galt.
6. Har de ansvarsforsikring?
Skjer det en materiell skade under arbeid, er dette forskjellen mellom at leverandøren dekker det og at laget gjør det. Be om å få bekreftelsen tilsendt, ikke bare høre at den finnes.
7. Er selskapet registrert og à jour?
Sjekk organisasjonsnummer i Brønnøysundregistrene. Det tar to minutter og forteller deg om selskapet finnes, hvem som står bak og hvor lenge det har eksistert.
8. Hvordan varsles akutte situasjoner utenom arbeidstid?
En vannlekkasje klokka 23 på en søndag er ikke en e-post-situasjon. Avklar om det finnes et nummer som faktisk blir besvart, og om det koster ekstra.
9. Hva er oppsigelsestiden?
En avtale du ikke kommer ut av på under et år er en risiko når du ikke har jobbet med leverandøren før. Tre måneder er rimelig. Bindingstid på flere år bør du spørre grundig om.
10. Kan jeg snakke med en eksisterende kunde?
Et anonymt sitat på en nettside er verdiløst. Et telefonnummer til et styre som har brukt leverandøren i to sesonger er gull. Er leverandøren ny, si det, men da bør prisen eller vilkårene reflektere at du tar en sjanse.
Slik leser du tilbudene
Når du har fått inn tre tilbud, er sjelden det billigste billigst. Sett dem opp mot hverandre på disse punktene:
- Sammenlign omfang, ikke sluttsum. Et tilbud på 6 000 kroner måneden som inkluderer snø, og et på 4 500 der snø faktureres etter timer, er ikke sammenlignbare tall. Regn ut hva snøen realistisk koster og legg det til.
- Se etter det som ikke står. Mangler tilbudet responstid, hyppighet eller en liste over hva som gjøres, er det ikke fordi det er underforstått. Det er fordi det ikke er avklart.
- Vær skeptisk til «etter behov». Hvem definerer behovet? Er det styret som må ringe hver gang, er det egentlig ikke en avtale om drift, det er en rammeavtale for enkeltoppdrag.
- Regn på prisjustering. Står det at prisen justeres årlig etter konsumprisindeksen, er det normalt. Står det ingenting, kan du få en overraskelse i januar.
De vanligste fellene
Å velge på pris alene
Den billigste leverandøren har som regel lagt inn færre timer. Det merkes ikke i januar. Det merkes i mai, når plenen ikke er klippet, fordi timene ikke fantes i kalkylen.
Å ikke definere hva «rent» betyr
Trappevask én gang i uken kan bety alt fra en rask oppvask av trinnene til vask av trinn, gelender, karmer og inngangsdør. Skriv ned hva som inngår, ellers får du den tolkningen som er raskest.
Å bytte leverandør midt i vinteren
Selv om du er misfornøyd, er januar det dårligste tidspunktet å bytte. Nye leverandører har fylt opp brøyteruten sin i september. Fullfør sesongen, og bytt til våren.
Å ikke involvere beboerne
Beboerne er de som ser resultatet daglig. Spør dem hva som faktisk irriterer, før du skriver kravlisten. Ofte er det små ting, som at søppelrommet lukter, ikke de store postene i budsjettet.
Kort oppsummert
Krev navngitt kontaktperson, konkret responstid, en spesifisert liste over hva som gjøres, og dokumentasjon på at det ble gjort. Sammenlign omfang og ikke sluttsum. Sjekk organisasjonsnummer og forsikring. Og hold oppsigelsestiden kort til du vet hva du har fått.
Skal du inn i en vinteravtale spesielt, går vi grundigere gjennom terskler og responstid i guiden om snømåking for borettslag. Vil du se hvordan vi selv har satt sammen pakkene våre, finner du det på tjenestesiden.
Trenger du hjelp med dette i praksis?
Delsbekk AS holder til i Oslo og tar oppdrag for borettslag, sameier og næringseiendom. Ring +47 468 31 612 eller send en forespørsel, så tar vi en gratis befaring.